快速查詢不同分頁2/2-快速製作目錄、超連結_Excel技巧-028

各位同學有沒有碰過,一份Excel資料點開後,卻不知該看哪個分頁查資料?
這種感覺就像是一本書一翻開,卻沒有目錄?無法得知現在是哪個章節的感覺。

那該如何快速產生目錄,查找資料呢?這個主題我會分2篇來做說明。
這篇為第二篇:快速製作目錄、超連結。

△ 重點:快速製作目錄&各分頁超連結,碰到上百個分頁也不怕。

● 資料一點開,可能會碰到沒有目錄,或者目錄沒有超連結的狀況。


一、製作:目錄超連結、產生各分頁名稱。

🡺 Step1-1~2. 點選分頁「目錄」 >按住「Shift」 + 用滑鼠左鍵點選分頁「工作表j」(分頁全數選取)
🡺 Step1-3. 在分頁「目錄」B2儲存格中,輸入「=XDL1」;這個步驟沒有限定在哪個儲存格中,重點只要在「目錄」分頁,任一儲存格中輸入「=XDL1」即可。
🡺 Step1-4. 點選左上角的「檔案」。

註:取消全選分頁的狀態,按Ctrl+PgUpCtrl+PgDn,多按幾次就能取消囉。

🡺 Step2. 「資訊」 >「檢查問題」 >「檢查相容性」。


● 點選「複製到新工作表」。


● 自動生成新分頁「相容性報表」。
🡺 Step3-1. 選取儲存格E10 >> Ctrl+Shift+向下鍵(連續選取儲存格) >>Ctrl+C(複製)E10:E19儲存格。


🡺 Step3-2. 回到「目錄」分頁 >>選取B2儲存格 >> Ctrl+V(貼上)


● 貼上後,會發現自動幫同學換行。選取「自動換行」,取消自動換行。


● 目錄超連結、產生各分頁名稱,設定完成。
取消自動換行,版面變整齊了。


🡺 Step4-1. 點選分頁「工作表a」 >按住「Shift」 + 用滑鼠左鍵點選分頁「工作表j」(分頁全數選取)
🡺 Step4-2. 刪除儲存格B2裡的內容。

註:取消全選分頁的狀態,按Ctrl+PgUpCtrl+PgDn,多按幾次就能取消囉。

二、製作:回目錄連結,快速回到目錄選單。

● 前置作業:工作表a~工作表j的數列1,必須要保留一行,放<回目錄>連結。
● 如果沒有保留一行,可插入空白列。
🡺 點選分頁「工作表a」 >按住「Shift」 + 用滑鼠左鍵點選分頁「工作表j」(分頁全數選取)
🡺 點選「工作表a」的A1儲存格 >「常用」 >「插入」>「插入工作表列」。


● 分頁:工作表a~工作表j都要放一個<回目錄>連結。
🡺 Step1. 點選分頁「工作表a」 >選取A1儲存格,輸入「<回目錄>」 >Ctrl+K(插入超連結) >「這份文件中的位置」 >「目錄」 >「確定」。
🡺 Step2. Ctrl+C(複製)A1儲存格。


🡺 Step3. 點選分頁「工作表b」 >按住「Shift」 + 用滑鼠左鍵點選分頁「工作表j」(分頁全數選取)
🡺 Step4. Ctrl+V(貼上)。工作表b~工作表j的A1儲存格全數貼上「<回目錄>」囉。

註:取消全選分頁的狀態,按Ctrl+PgUpCtrl+PgDn,多按幾次就能取消囉。

● 分頁:工作表b~工作表j都有<回目錄>的連結。
小本只開2個工作表,b和c的部份給同學看。


● 各工作表「<回目錄>」連結,設定完成。
🡺 記得要把「相容性報表」分頁刪掉喔。


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補充說明:

一、「=XFD1」表示是甚麼?

● 表示Excel中第16384列單元格的數據,由於2003版本支援256列x65536行的工作表格式,因此無法相容該公式。使用檢查功能就可以列出2003版本的不能相容的數據所在的工作表名稱。

二、XFD為EXCEL英文字母欄位的最後一欄。

● 各位可以試看看開啟一個空白的工作表,選取A1儲存格,按下Ctrl+向右鍵(橫向至底),會發現最後一個欄位為XFD欄。
● 儲存格的英文欄名順序(由左至右),看成是26進制的表示法,A, ~ , Z, AA ~ AZ, BA ~ ZZ, AAA ~ XFD。

引用資料:
01# BLM部落窩教育「最簡單的6種用Excel製作目錄的方法,讓你天天不重樣!(下篇)」
02# 學不完.教不停.用不盡「Excel-欄位和欄數的轉換」
03# 微軟「將Excel活頁簿儲存為與舊版Excel相容的格式」

延伸閱讀:
1. 2019/07/28 Excel活用004_製作目錄和連結
2. 2019/12/12 Excel技巧027_快速查詢不同分頁1/2-預覽目錄視窗,不需記憶

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