如何判斷資料是「值」還是「文字」?_Excel技巧-003

剛開始在學習函數時,並沒有發現這個小問題會影響函數回寫的結果,反正當下就是想辦法解決就是了。反而是在小本自學至5、6年左右,才慢慢了解到原來判斷「值」還是「文字」也是需要留意的小細節。


一、了解數字為「文字」時,會造成那些影響?

會造成資料無法回寫

通常會出現這個問題,都是在轉報表時才會碰到,例如:從ERP轉資料下來、從客戶網站上下載來的清單…等,打開資料就會發現,尤其是純數字的地方,儲存格左上角都會出現綠色三角形的符號。通常轉下來的資料都會被Excel判斷為「文字」。
如下圖:


當要做資料時,才會發現數字無法計算回寫,如下圖:


另外,做樞紐分析表時,也會發現資料庫的值,無法呈現出來,如下圖:


上述的狀況也就是Excel認為這是「文字」並非「值」,這時候可能大家會想問,那要怎麼解套呢?

二、有甚麼簡單的方式,可以立刻解決值是文字的問題呢?

有的,有兩種方式可以解套。

(1)使用函數:

● 資料庫

步驟一:在空白欄(G欄)上,新增一個函數「=VALUE(E4)」如下圖:


步驟二:將G欄上的值複製起來,接著以文字的方式貼在E欄上。


完成:可以看到K欄(黃色塊)已將E欄的資料匯總過去。


● 樞紐分析表

步驟一:上述的「資料庫」步驟一、二完成後,再進行「樞紐分析表」的步驟二。
步驟二:在分析表內的其中一欄,按滑鼠右鍵 >重新整理。


完成:已將E欄的資料匯總過去。


(2)使用資料剖析:

步驟一:選取需要轉換的E欄 >「資料」 >「資料剖析」


步驟二:下一步 >下一步 >完成




完成:可以看到K欄(黃色塊)已將E欄的資料匯總過去。


三、要特別留意「””」雙引號;寫函數時,Excel會告訴使用者,引數內的數字是「值」還是「文字」。

「”500”」與「500」差異

● 「”500”」:點選「fx」可以看到「函數引數」視窗裡的引數為「”500”」表示為「文字」。


● 「500」:點選「fx」可以看到「函數引數」視窗裡的引數為「500」表示為「值」。


延伸閱讀:
1. 2019/03/31 Excel-003_函數sumif-數學與三角函數
2. 2019/04/13 Excel技巧-001_選取函數
3. 2019/04/13 Excel技巧-002_欄與列上鎖